+31 314 74 37 50
info@geocapture.nl
Digitaal onderhoudsbeheer voor bouw en handel
Controleer onderhoud en reparaties met fleetCare in plaats van lange stilstandtijden te riskeren
Kan onmiddellijk worden gebruikt - zonder ingewikkelde introductie
Onderhoudsbeheer met papier en Excel? Dat kost meer dan het bespaart.
Onderhoudsafspraken zitten vast in Excel-lijstjes, in de agenda van de voorman van de werkplaats of in de hoofden van medewerkers die op vakantie zijn. Als een afspraak wordt afgezegd, merk je dat pas als de machine uitvalt. Schademeldingen van de bouwplaats komen binnen via telefoon, WhatsApp of helemaal niet - en tegen de tijd dat de informatie de werkplaats bereikt, zijn er geen foto's, details of verwijzingen naar het voertuig. Wie welke reparatie voorrang moet geven, weet vaak alleen wie het laatste telefoontje heeft beantwoord. En op het laatst, wanneer een werkplaatsfactuur op tafel ligt en niemand kan vertellen bij welk voertuig deze hoort, wordt het duidelijk: zonder een gecentraliseerd systeem verlies je het overzicht over de werkelijke kosten per voertuig of machine.
Controleer onderhoud en reparaties waar ze plaatsvinden
Plan onderhoud automatisch en krijg een melding zodra het nodig is. Registreer schade direct op locatie en geef deze zonder omwegen door aan de werkplaats. Zo kun je verantwoordelijkheden duidelijk organiseren en voertuigen en machines sneller weer in gebruik nemen.
Minder stilstand dankzij snellere processen
Zie direct in de app wanneer onderhoud nodig is en meld schade direct ter plaatse met een foto. Beide worden direct naar de verantwoordelijke persoon gestuurd. Dit betekent dat je sneller kunt beginnen met onderhoud en reparaties - en dat je voertuigen minder lang buiten gebruik zijn.
Hoe onderhoud uitvoeren in digitaal onderhoudsbeheer
Plan onderhoud in het systeem en krijg automatisch bericht zodra het nodig is. De volgende drie stappen laten zien hoe je onderhoud direct in de app kunt uitvoeren en documenteren.
3. onderhoud documenteren en afronden
Voer het factuurnummer in, upload de factuur als foto en voeg een opmerking toe. Als er een formulier is opgeslagen, zoals een checklist voor de veiligheidscontrole, wordt dit automatisch weergegeven. Klik op "Opslaan" om het onderhoud af te ronden en op te slaan in de voertuiggeschiedenis.
Hoe kunstmatige intelligentie gebruiken in onderhoudsbeheer
Gebruik AI om onderhoud automatisch te plannen en reparaties sneller te documenteren.
Onderhoud maken van handleidingen
Upload een handleiding of bedieningsinstructies naar de portal. De AI herkent automatisch al het onderhoud - van kleine onderhoudsbeurten tot inspecties - en maakt ze aan als suggesties in het systeem. Je krijgt een melding zodra onderhoud nodig is.
Geen handmatig onderhoud van onderhoudsplannen
Geen vergeten onderhoud
Duidelijk en voorspelbaar onderhoud
Dynamische onderhoudsplannen op basis van werkelijke gebruiksgegevens
Onderhoudsschema's zijn gebaseerd op het werkelijke gebruik in plaats van vaste tijdsintervallen. Door dit te combineren met de GPS-gegevens van het geoCapture voertuigvolgsysteem, worden onderhoudsschema's automatisch aangepast aan het werkelijke aantal gereden kilometers en het gebruik.
Onderhoud volgens werkelijke vereisten
Automatische aanpassing aan het werkelijke gebruik
Minder over- en onder-onderhoud
Facturen toewijzen
Upload werkplaatsfacturen naar de portal. De AI herkent automatisch bij welk voertuig of welke machine de factuur hoort en wijst deze toe aan het juiste object. Zo ontstaat een complete kostenhistorie over de hele levenscyclus.
Geen handmatige toewijzing
Geen verloren documenten
Volledige geschiedenis per voertuig/machine
Digitale formulieren voor onderhoud en inspecties
Er zijn kant-en-klare formulieren beschikbaar voor uw documentatie.
Alle gegevens worden direct toegewezen aan het desbetreffende voertuig of de desbetreffende machine en blijven permanent traceerbaar opgeslagen.
Naast kant-en-klare formulieren kun je ook je eigen formulieren en aanpassen aan je eigen processen.
Hoe schade melden en verwerken in onderhoudsbeheer
Naast gepland onderhoud kun je ook ongeplande schades verwerken in onderhoudsmanagement. In de volgende vier stappen zie je hoe je schades digitaal registreert, verwerkt en afrondt.
1. Schade melden waar deze zich voordoet
Als een apparaat, machine of voertuig defect raakt, kun je de schade direct op de bouwplaats registreren - met een foto, korte beschrijving en prioriteit. De invoer neemt slechts enkele seconden in beslag. Dit betekent dat je geen informatie verliest, vertragingen voorkomt en veel sneller reageert. Want stilstand begint niet met de reparatie, maar met ontbrekende informatie.
3. reparaties transparant documenteren
Werk de status direct bij in de app en leg het uitgevoerde werk vast. Voeg notities toe zodat alle betrokkenen op elk moment kunnen zien wat er is voltooid en wat er nog moet gebeuren. Zo kun je voor elk voertuig een betrouwbare reparatiehistorie opbouwen - als basis voor analyses, kostenbeheersing en gefundeerde beslissingen.
4. documenteer vrijgaven duidelijk
Documenteer de vrijgave direct in de app zodra de reparatie is voltooid. Zo kunnen alle betrokkenen direct zien wanneer voertuigen en materieel weer beschikbaar zijn. Je verhoogt de operationele veiligheid, voorkomt voortijdige inzet en vermindert gevolgschade. En je voorkomt dat gerepareerde voertuigen onnodig lang stilstaan omdat een vrijgave tijdens het proces verloren is gegaan.
Werkplaatsbeheer geschikt voor bouw, industrie en logistiek
fleetCare is overal geschikt waar voertuigen, machines of apparatuur in gebruik zijn. Reparaties zijn
vaak onvermijdelijk. Het is belangrijk dat deze snel en eenvoudig worden uitgevoerd,
zodat het voertuig, de machine of het apparaat snel weer klaar is voor gebruik.
Logistieke bedrijven & werktransport
Overdrachtsprotocollen, retourprocessen, reparatieverzoeken
Schade bij overdracht of teruggave van voertuigen en machines wordt duidelijk geregistreerd.
Reparaties, goedkeuringen en voorwaarden worden duidelijk gedocumenteerd en kunnen op elk moment worden opgevraagd.
-
Wat is digitaal onderhoudsbeheer?
Digitaal onderhoudsmanagement is een gecentraliseerd systeem waarmee je onderhoud, inspecties, reparaties en schaderapporten voor voertuigen, machines en apparatuur kunt organiseren en documenteren.
Alle informatie komt samen op één plek: van aankomend onderhoud en openstaande schades tot voltooid werk en bijbehorende kosten. Zo heb je altijd het overzicht en kun je processen in de werkplaats en het bedrijf veel eenvoudiger beheren. -
Voor wie is digitaal onderhoudsbeheer geschikt?
Digitaal onderhoudsbeheer is geschikt voor bedrijven met voertuigen, machines of apparatuur - met name in de bouw, handel, dienstverlening, logistiek, gemeenten en industriële bedrijven. Vooral bedrijven waar onderhoud en reparaties voorheen werden georganiseerd met Excel, papier of mondelinge afspraken zullen hiervan profiteren.
-
Hoe werkt een schaderapport?
Schade wordt direct ter plaatse geregistreerd met een smartphone of tablet. Het juiste voertuig of apparaat wordt geopend met behulp van een QR-code of de zoekfunctie. De medewerker voegt foto's en een beschrijving toe en verstuurt het rapport. De werkplaats ontvangt automatisch een taak met alle relevante informatie.
-
Hoe werkt de vrijgave van een voertuig of machine?
Zodra een reparatie of onderhoudsklus is voltooid, wordt deze direct digitaal goedgekeurd in het systeem. Hierbij wordt gedocumenteerd wie het object heeft vrijgegeven en wanneer. Pas na deze vrijgave is het voertuig of de machine weer klaar voor gebruik en is het automatisch beschikbaar voor de planning.
-
Wordt onderhoud automatisch gepland?
Ja, onderhoud en inspecties kunnen worden gedefinieerd op basis van tijdsintervallen of bedrijfsuren. Zodra een interval wordt bereikt, maakt het systeem automatisch een taak aan. Dit zorgt ervoor dat onderhoud betrouwbaar wordt uitgevoerd en niet meer wordt vergeten.
-
Kan digitaal onderhoudsbeheer ook onderweg worden gebruikt?
Ja, het systeem is volledig mobiel en werkt op smartphones en tablets. Schade, inspecties en documentatie kunnen direct op de bouwplaats of in het veld worden vastgelegd - precies waar ze zich voordoen.
-
Hoe ondersteunt digitaal onderhoudsbeheer de werkplaats in het dagelijks leven?
Alle relevante informatie zoals schadedetails, foto's, prioriteiten en status zijn centraal beschikbaar. Taken worden automatisch toegewezen en op een gestructureerde manier verwerkt. Dit vermindert vragen, versnelt processen en zorgt voor schone, traceerbare documentatie.
-
Welke formulieren kan ik gebruiken voor digitaal onderhoudsbeheer?
Je kunt verschillende kant-en-klare formulieren gebruiken of je eigen formulier maken. Deze omvatten onder andere
- Bewijs van uitvoering
- Bewijs van reparatie
- UVV-keuringsrapporten
- Vertrekcontroles
- Materiaal- en machinevereisten
- Brandstofverbruik
- Schaderapporten
- Onderhoudslogboeken
Alle formulieren kunnen direct op het voertuig of op de machine worden ingevuld.
-
Kan ik mijn eigen testrapporten en formulieren maken?
Ja, je kunt aangepaste formulieren maken volgens jouw vereisten en deze toewijzen aan specifieke voertuigen, machines of uitrustingsgroepen. Je kunt ook beproefde sjablonen gebruiken en deze aanpassen.
-
Hoe werkt digitaal onderhoudsbeheer in de app en portal?
De mobiele app wordt gebruikt voor operationele doeleinden, bijvoorbeeld voor het melden van schade, documentatie of goedkeuring direct bij het pand. Gecentraliseerde controle vindt plaats in het portaal: taakbeheer, onderhoudsplanning, formulierbeheer en de evaluatie en documentatie van alle processen.
-
Hoe helpt AI bij digitaal onderhoudsbeheer?
De geïntegreerde AI ondersteunt de automatisering van onderhouds- en documentatieprocessen. Onderhoudsschema's kunnen automatisch worden aangemaakt op basis van handleidingen. Facturen kunnen ook worden geanalyseerd en direct aan de juiste voertuigen of machines worden toegewezen - inclusief automatische documentatie in de geschiedenis.
-
Kan ik onderhouds- en reparatiehistorieken bekijken?
Ja, voor elk voertuig, machine of apparaat wordt een volledige geschiedenis opgeslagen. Alle schade, onderhoud, reparaties en goedkeuringen worden chronologisch gedocumenteerd en kunnen op elk moment worden getraceerd.
-
Welke voordelen biedt digitaal onderhoudsbeheer ten opzichte van papier of Excel?
Digitale processen vervangen handmatige lijsten en voorkomen verlies van informatie. Verantwoordelijkheden zijn duidelijk geregeld, alle gegevens zijn centraal beschikbaar en altijd up-to-date. In tegenstelling tot papier of Excel kan de informatie onderweg worden vastgelegd, audit-proof worden gedocumenteerd en direct in de planning worden geïntegreerd.
